DMS voor overheidsinstanties

Ja, wij zijn op geen enkele manier gelieerd aan DMS-leveranciers, waardoor wij een echt onafhankelijke DMS-selectie kunnen maken.

Ja, de dienstverlening van DMS Wijzer is volledig gratis en vrijblijvend.

Onze dienstverlening is beschikbaar in Nederland, België, Luxemburg, Frankrijk, Duitsland, Zwitserland, Oostenrijk, het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Italië en Spanje.

Zodra je de selectietool hebt ingevuld, gaat een van onze software-experts met jouw antwoorden aan de slag. Hij brengt jouw wensen en eisen in kaart en bekijkt welke DMS-leveranciers ervaring hebben met jouw branche, werkzaamheden en bedrijfsomvang. Mochten er onduidelijkheden zijn, dan neemt de expert even contact met je op om alles helder te krijgen.

Een goede verkoper is nooit helemaal objectief, wij zijn dat wel. Wij zorgen ervoor dat je een eerlijk en volledig beeld krijgt van de DMS-markt.

Wij matchen je uitsluitend met DMS-leveranciers waarvan wij weten dat ze het project aankunnen. Hierdoor kom je enkel in contact met DMS-leveranciers die ervaring hebben met jouw branche, bedrijfsomvang en werkzaamheden. Wij zorgen er ook voor dat deze leveranciers kunnen leveren binnen de gewenste termijn.

Je contactgegevens gebruiken we alleen voor de DMS-selectie. We gaan er zorgvuldig mee om en bewaren ze niet langer dan nodig. Meer weten over hoe wij omgaan met jouw privacy? Lees dan onze privacyverklaring.

Contracten, e-mails, rapporten, bijlagen: veel bedrijven hebben iedere dag te maken met een constante stroom aan documenten. Wanneer het steeds lastiger wordt om deze documentenstroom handmatig bij te houden, kan DMS-software uitkomst bieden. Een DMS-systeem brengt orde in chaos: documenten worden automatisch samengebracht binnen één centrale omgeving, waardoor iedereen altijd toegang heeft tot recente en relevante informatie.

Zeker. Of je nu een startup, eenmanszaak of multinational bent: elk bedrijf kan profiteren van DMS-software. Een veelgehoord misverstand is dat DMS alleen voor grote organisaties is, of dat het altijd duur is. Dat klopt niet: er zijn tegenwoordig volop oplossingen die juist op kleine bedrijven zijn afgestemd, zowel qua functionaliteit als qua prijs. Sommige aanbieders hebben hier zelfs hun specialiteit van gemaakt.

Wij helpen niet alleen bij de selectie van een DMS-systeem. Je kunt ook bij ons terecht als je op zoek bent naar een van de volgende systemen: Business Intelligence (BI), BPM, CRM, ERP, HRM, SCM, TMS of WMS.

Leveranciers ontwikkelen volop AI-functies voor hun DMS-systemen, al verschilt sterk wat die functies in de praktijk inhouden. Er is nog geen eenduidig antwoord op wat "AI in een DMS" inhoudt, de ene aanbieder doet er iets heel anders mee dan de andere.

Wel tekenen zich een aantal richtingen af. Denk aan het automatisch herkennen en classificeren van documenten, het uitlezen van gegevens uit facturen en contracten of zoekfuncties die op inhoud werken in plaats van op de exacte bestandsnaam. Het doel is meestal hetzelfde: minder handmatig sorteer- en zoekwerk en meer tijd voor het werk zelf.

Omdat de mogelijkheden sterk per systeem verschillen, is het verstandig om bij de selectie kritisch te kijken wat een AI-functie in de praktijk écht oplevert en of het daadwerkelijk om AI gaat of om "gewone" automatisering.

Ja, onze dienstverlening is volledig gratis en vrijblijvend. Jij betaalt nooit iets, en je zit nergens aan vast.

Wij zijn actief in Nederland, België, Luxemburg, Frankrijk, Duitsland, Zwitserland, Oostenrijk, het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Italië en Spanje. Ben je op zoek naar een internationale partner? Ook daar kunnen wij bij helpen.

Binnen 1 tot 2 werkdagen na het invullen van het formulier heb je een duidelijk beeld van welke DMS-leveranciers bij jouw organisatie passen.

Nee, wij leveren zelf geen software en zijn uitsluitend betrokken bij het selectieproces. Je bepaalt zelf met welke leveranciers je eventueel verder wilt gaan, en met welke niet.

Wij gaan zorgvuldig met jouw gegevens om en delen alleen de informatie die noodzakelijk is voor het maken van de match. Wij delen nooit contactgegevens met derden zonder toestemming.

Vul ons formulier dan alsnog in. Samen kijken we of dit inderdaad de beste keuze is voor jouw situatie. Vaak zijn er andere DMS-systemen die nóg beter aansluiten op jouw wensen en behoeften.

Zeker. Onze database bestaat uit honderden leveranciers die zich naast DMS ook specialiseren in andere bedrijfssoftware.

Onze dienstverlening is geschikt voor organisaties die serieus op zoek zijn naar nieuwe bedrijfssoftware. Onze database met leveranciers is enorm divers: van leveranciers die zich specifiek op het mkb richten, tot grote spelers die software voor multinationals leveren.

Dan is een gesprek met een van onze software-experts de juiste eerste stap. Wij helpen je met het helder krijgen van je wensen en eisen, zodat je goed kunt beoordelen of een nieuw systeem zinvol is.

Niets. Onze dienst is volledig gratis voor jou als opdrachtgever. Of je uiteindelijk besluit om wel of niet door te gaan met een softwareleverancier: jij betaalt aan ons nooit iets, in welke fase dan ook.

Ja, wij zijn op geen enkele manier verbonden aan de softwareleveranciers waarmee we je matchen.

Na het invullen van de selectietool gaan onze software-experts met jouw antwoorden aan de slag en stellen een gedetailleerd verslag op: je branche, bedrijfsgrootte, huidige software, wensen en eisen. Op basis daarvan selecteren we alleen leveranciers met ervaring in jouw sector en met soortgelijke projecten. Omdat wij dit al sinds 2007 doen, hebben we een breed netwerk aan leveranciers opgebouwd die allemaal hun eigen specialiteiten hebben.

Binnen 1 tot 2 werkdagen na het invullen van het formulier hoor je van de eerste geïnteresseerde DMS-leveranciers.

Nee, zeker niet. Je kunt op ieder moment afhaken, ook als je al in contact bent met leveranciers. Je sluit met ons geen contract af, er zijn geen verplichtingen en geen verborgen voorwaarden.

Zeker. Of je nu een starter, eenmanszaak, mkb'er of multinational bent: onze dienstverlening is geschikt voor bedrijven van elke omvang.

Wij zijn actief in Nederland, België, Luxemburg, Frankrijk, Duitsland, Zwitserland, Oostenrijk, het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Italië en Spanje. Ben je op zoek naar een internationale partner? Ook daar kunnen wij bij helpen.

Naast DMS-software helpen wij ook graag met de selectie van Business Intelligence (BI), BPM, CRM, ERP, HRM, SCM, TMS en WMS.

De prijs van een DMS hangt af van het aantal gebruikers, de gewenste modules en de manier waarop je het systeem afneemt. De meeste leveranciers werken met een abonnement per gebruiker per maand, al rekenen sommige per opslagvolume of met een vast pakket. Naast de licentiekosten reken je op eenmalige kosten voor implementatie, migratie van je bestaande archief en training. Ook het aantal dossiers en de benodigde opslag spelen mee.

Omdat de kosten sterk verschillen per leverancier en afhangen van de omvang van je organisatie, het aantal modules en de benodigde koppelingen, geven we hier bewust geen vast bedrag. Via onze gratis selectietool krijg je een prijsindicatie die aansluit op jouw specifieke situatie.

De doorlooptijd hangt af van de omvang van je organisatie, het aantal koppelingen en de complexiteit van je documentprocessen. Een implementatie met standaardinstellingen is binnen enkele weken gerealiseerd. Een traject met koppelingen naar je zaaksysteem en vakapplicaties en een uitgebreide migratie van bestaande archieven neemt enkele maanden in beslag.

De grootste tijdwinst zit in de voorbereiding. Breng vooraf je zaaktypen, bewaartermijnen en toegangsrechten in kaart. Hoe scherper die basis, hoe sneller en soepeler de implementatie verloopt.

Je organisatie is toe aan een DMS zodra documenten verspreid raken over netwerkschijven, mailboxen en losse mappen. Ook wanneer je moeite hebt om de definitieve versie terug te vinden, bewaartermijnen handmatig bijhoudt of niet direct kunt aantonen dat een dossier compleet is, is dat een duidelijk signaal.

Groei versnelt die behoefte. Hoe meer zaken en dossiers je beheert, hoe onmisbaarder een centraal systeem wordt. Een DMS brengt structuur, overzicht en controleerbaarheid op het moment dat losse mappen tekortschieten.

Een DMS legt per dossier vast welke documenten er zijn, wie ze heeft ingezien of bewerkt en hoe lang ze bewaard moeten blijven. Het systeem bewaakt de bewaartermijnen en selectielijsten en signaleert wanneer een stuk overgedragen of vernietigd moet worden, zodat je aantoonbaar volgens de Archiefwet werkt.

Bij een verzoek om openbaarmaking toon je met een compleet en controleerbaar dossier direct aan welke stukken er zijn en waar ze staan. De audittrail laat precies zien hoe een dossier is opgebouwd, wat de afhandeling van verzoeken sneller en navolgbaar maakt.