Wat is een Document Management Systeem (DMS)?

Ja, wij zijn op geen enkele manier gelieerd aan DMS-leveranciers, waardoor wij een echt onafhankelijke DMS-selectie kunnen maken.

Ja, de dienstverlening van DMS Wijzer is volledig gratis en vrijblijvend.

Onze dienstverlening is beschikbaar in Nederland, België, Luxemburg, Frankrijk, Duitsland, Zwitserland, Oostenrijk, het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Italië en Spanje.

Zodra je de selectietool hebt ingevuld, gaat een van onze software-experts met jouw antwoorden aan de slag. Hij brengt jouw wensen en eisen in kaart en bekijkt welke DMS-leveranciers ervaring hebben met jouw branche, werkzaamheden en bedrijfsomvang. Mochten er onduidelijkheden zijn, dan neemt de expert even contact met je op om alles helder te krijgen.

Een goede verkoper is nooit helemaal objectief, wij zijn dat wel. Wij zorgen ervoor dat je een eerlijk en volledig beeld krijgt van de DMS-markt.

Wij matchen je uitsluitend met DMS-leveranciers waarvan wij weten dat ze het project aankunnen. Hierdoor kom je enkel in contact met DMS-leveranciers die ervaring hebben met jouw branche, bedrijfsomvang en werkzaamheden. Wij zorgen er ook voor dat deze leveranciers kunnen leveren binnen de gewenste termijn.

Je contactgegevens gebruiken we alleen voor de DMS-selectie. We gaan er zorgvuldig mee om en bewaren ze niet langer dan nodig. Meer weten over hoe wij omgaan met jouw privacy? Lees dan onze privacyverklaring.

Contracten, e-mails, rapporten, bijlagen: veel bedrijven hebben iedere dag te maken met een constante stroom aan documenten. Wanneer het steeds lastiger wordt om deze documentenstroom handmatig bij te houden, kan DMS-software uitkomst bieden. Een DMS-systeem brengt orde in chaos: documenten worden automatisch samengebracht binnen één centrale omgeving, waardoor iedereen altijd toegang heeft tot recente en relevante informatie.

Zeker. Of je nu een startup, eenmanszaak of multinational bent: elk bedrijf kan profiteren van DMS-software. Een veelgehoord misverstand is dat DMS alleen voor grote organisaties is, of dat het altijd duur is. Dat klopt niet: er zijn tegenwoordig volop oplossingen die juist op kleine bedrijven zijn afgestemd, zowel qua functionaliteit als qua prijs. Sommige aanbieders hebben hier zelfs hun specialiteit van gemaakt.

Wij helpen niet alleen bij de selectie van een DMS-systeem. Je kunt ook bij ons terecht als je op zoek bent naar een van de volgende systemen: Business Intelligence (BI), BPM, CRM, ERP, HRM, SCM, TMS of WMS.

Leveranciers ontwikkelen volop AI-functies voor hun DMS-systemen, al verschilt sterk wat die functies in de praktijk inhouden. Er is nog geen eenduidig antwoord op wat "AI in een DMS" inhoudt, de ene aanbieder doet er iets heel anders mee dan de andere.

Wel tekenen zich een aantal richtingen af. Denk aan het automatisch herkennen en classificeren van documenten, het uitlezen van gegevens uit facturen en contracten of zoekfuncties die op inhoud werken in plaats van op de exacte bestandsnaam. Het doel is meestal hetzelfde: minder handmatig sorteer- en zoekwerk en meer tijd voor het werk zelf.

Omdat de mogelijkheden sterk per systeem verschillen, is het verstandig om bij de selectie kritisch te kijken wat een AI-functie in de praktijk écht oplevert en of het daadwerkelijk om AI gaat of om "gewone" automatisering.

De kosten van een Document Management Systeem hangen sterk af van het aantal gebruikers, de sector, het licentiemodel (SaaS of on-premise) en de gewenste functionaliteiten. Ook het aantal documenten en de benodigde opslag spelen een rol.

Omdat de kosten sterk verschillen per DMS-leverancier, geven we hier bewust geen vast bedrag weer. Via onze gratis selectietool krijg je een prijsindicatie die aansluit op jouw specifieke situatie, én de leveranciers die voor jou interessant zijn.

DMS en ECM worden vaak in dezelfde adem genoemd. Toch zijn er grote verschillen tussen beide systemen. Een DMS richt zich op het opslaan, ordenen en terugvinden van documenten aan de hand van versiebeheer, toegangsrechten en bewaartermijnen.

Een ECM (Enterprise Content Management) ondersteunt meer dan alleen documenten. Denk hierbij aan e-mails, formulieren of video’s. Veel ECM-platformen bevatten documentbeheer als onderdeel. Een gespecialiseerd DMS biedt echter uitgebreidere functionaliteiten voor versiebeheer, archivering en compliance.

Dat hangt af van de omvang van de organisatie en de complexiteit van de processen. Een eenvoudige implementatie duurt ongeveer een maand, grote trajecten waarin omvangrijke archieven overgezet moeten worden, duren al snel een half jaar of langer.

Zodra documenten verspreid raken over verschillende systemen, of wanneer het lastig wordt om versies, toegangsrechten en bewaartermijnen overzichtelijk te beheren. Herken jij jezelf hierin, dan biedt DMS-software uitkomst.

Zeker. Of je nu een startup, eenmanszaak of multinational bent: elke organisatie profiteert van een DMS. Een veelgehoord misverstand is dat een DMS alleen voor grote organisaties is, of dat het altijd duur is. Dat klopt niet: er zijn tegenwoordig volop oplossingen die juist op kleine organisaties zijn afgestemd, zowel qua functionaliteit als qua prijs. Sommige aanbieders hebben hier zelfs hun specialiteit van gemaakt.

Ja, onze dienstverlening is volledig gratis en vrijblijvend. Jij betaalt nooit iets, en je zit nergens aan vast.

Wij zijn actief in Nederland, België, Luxemburg, Frankrijk, Duitsland, Zwitserland, Oostenrijk, het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Italië en Spanje. Ben je op zoek naar een internationale partner? Ook daar kunnen wij bij helpen.

Binnen 1 tot 2 werkdagen na het invullen van het formulier heb je een duidelijk beeld van welke DMS-leveranciers bij jouw organisatie passen.

Nee, wij leveren zelf geen software en zijn uitsluitend betrokken bij het selectieproces. Je bepaalt zelf met welke leveranciers je eventueel verder wilt gaan, en met welke niet.

Wij gaan zorgvuldig met jouw gegevens om en delen alleen de informatie die noodzakelijk is voor het maken van de match. Wij delen nooit contactgegevens met derden zonder toestemming.

Vul ons formulier dan alsnog in. Samen kijken we of dit inderdaad de beste keuze is voor jouw situatie. Vaak zijn er andere DMS-systemen die nóg beter aansluiten op jouw wensen en behoeften.

Zeker. Onze database bestaat uit honderden leveranciers die zich naast DMS ook specialiseren in andere bedrijfssoftware.

Onze dienstverlening is geschikt voor organisaties die serieus op zoek zijn naar nieuwe bedrijfssoftware. Onze database met leveranciers is enorm divers: van leveranciers die zich specifiek op het mkb richten, tot grote spelers die software voor multinationals leveren.

Dan is een gesprek met een van onze software-experts de juiste eerste stap. Wij helpen je met het helder krijgen van je wensen en eisen, zodat je goed kunt beoordelen of een nieuw systeem zinvol is.